Nunca me voy a cansar de recomendar el newsletter de Microsoft Pymes. Esta vez, para cerrar el año, en lugar de tarjetitas con perritos que saludan y te desean un abstracto "lo mejor", el boletín mensual ofrece una lista de acciones concretas para lograr que el próximo año la crisis sea para tu empresa el momento de reposicionarse. Pueden suscribirse haciendo click aquí.

Lo primero que tienes que hacer antes de preparar un ppt es escribir un guión. Eso te ayudará a explicar mejor lo que quieres transmitir a tu público. La estructura debe ser: Introducción, Desarrollo y Conclusiones.

En la Introducción planteas un pequeño índice de la presentación, el panorama general y una breve descripción de los actores involucrados. En el desarrollo es aconsejable presentar un breve research del tema del que estás hablando. Comparar casos y hablar de las cosas que ya se han hecho. Luego pasas al objeto de tu presentación, el caso concreto por el cual tienes reunidas a las personas alrededor de una pantalla. No es grave ser redundante y retomar conceptos de los que ya hablaste en diapositivas anteriores, la ventaja del PowerPoint es que cada slide pasa rápido, entonces no es tan grave ser repetitivo, aunque tampoco te que pases de pesado, tienes que cuidar el tiempo ajeno.

En la parte final, debes identificar las expectativas, una línea de tiempo con los plazos y un pequeño sumario de las cosas que se mencionaron durante toda la presentación. También es aconsejable una última diapositiva que diga "Muchas gracias" para agradecer a quienes dedicaron parte de su tiempo a prestarle atención.

Respecto a la estructura de cada diapositiva hay que ser lo más sintético posible: Un título, una imagen y entre uno y cuatro conceptos. Para la imagen siempre son buenas las estadísticas y la mejor forma de visualizar estadísticas es con gráficos. En Excel es muy fácil hacerlos.

Les dejo algunos links para ampliar:

• 10 consejos para hacer una presentación PowerPoint
• Recursos y descargas en la página oficial de PowerPoint
• ¡El oficinista que dejó una nota suicida hecha en un ppt! (en inglés)

Espero que les sirva esta explicación, si quieren que amplíe algo pídanmelo en los comentarios. Y si no lo entendieron, ¡se los explico con un PowerPoint!

Esta semana estuve yendo a un foro de pequeños empresarios y, cuándo no, el tema era la crisis mundial. La cuestión que más vueltas daba era la de la plantilla y cómo afrontar un año que seguramente será difícil. Mi consejo fue que, antes que recortar es preferible mejorar: optimizar los recursos disponibles para obtener una mayor rentabilidad de ellos.

A alguno se le cayó la media luna cuando dije eso, es que probablemente gasta un montón de dinero en pagar las cuentas telefónicas de su empresa y no se da cuenta de que con la tecnología adecuada, las comunicaciones pueden ser más baratas y efectivas.

Les comenté entonces acerca de sincronización y movilidad, integración, trabajo en equipo y reducción de costos. Las preguntas fueron tantas que mejor les dejo un link para que investiguen y puedan tomar una decisión acertada antes que una que perjudique a sus empleados y empresa: agilice sus comunicaciones reduciendo costos.

En este instante estoy en una presentación de venta y ¿saben qué? ¡el vendedor sólo habla! No hay videos, imágenes del producto, ¡nada! Menos mal que tengo un modem 3G para conectarme donde sea. Si no, estaría como muchas de las personas que están a mi alrededor: durmiendo con los ojos abiertos.